nieuwsoverzicht

Het aanleggen en bijhouden van een personeelsdossier

19 maart 2019

2 min.


Het aanleggen en bijhouden van personeelsdossiers is belangrijk, zowel voor grote als voor kleine organisaties.

Ten eerste is het belangrijk om alle afspraken die in de loop der tijd met de werknemer zijn gemaakt (arbeidsovereenkomst(en), salarisbrieven, afspraken over vermeerdering of vermindering van de arbeidsduur enz.) chronologisch bij elkaar te hebben. Zo is altijd duidelijk welke afspraken zijn gemaakt en welke op dat moment gelden. Als degene die de personeelszaken binnen het bedrijf deed wordt vervangen door iemand anders, dan kan diegene zich goed inlezen in de verschillende dossiers.

Ten tweede helpt een goed gedocumenteerd personeelsdossier bij het in de gaten houden van de diverse termijnen die in het arbeidsrecht gelden. Wanneer is een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd ingegaan? En wanneer loopt hij af? Het vergeten van die termijn kan immers tot gevolg hebben dat - stilzijgend en wellicht zonder dat het de bedoeling was - een tijdelijk contract wordt verlengd. Daarnaast is het belangrijk om goed te agenderen dat een tijdelijk contract van zes maanden of langer uiterlijk een maand voor het einde ervan moet worden aangezegd. Maar ook andere termijnen, zoals bijvoorbeeld verzekeringen die aflopen, het bijhouden van de poortwachtersverplichtingen bij zieke medewerkers en bijvoorbeeld het bijhouden van verjaringstermijnen ten behoeve van schaalverhogingen.

Last but not least is een personeelsdossier essentieel bij het ontslag van een werknemer. Als het personeelsdossier niet op orde is, dan heeft ontslag veel minder kans van slagen dan wanneer het personeelsdossier keurig is bijgehouden.

Zie bijvoorbeeld:

  • Kantonrechter Tilburg, 9 oktober 2015. Werknemer is gepikeerd door een kapotte oven en het lakse optreden van zijn leidinggevende. Hij uit dat door schuttingtaal te gebruiken en tegen de ovendeur te schoppen. De werkgever ontslaat de werknemer op staande voet. De werknemer vraagt de kantonrechter om het ontslag te vernietigen. De kantonrechter willigt het verzoek van de werknemer in omdat uit het ontslagdossier geenszins blijkt van eerdere incidenten en/of eerder waarschuwingen en het incident an sich, mede gezien het lange dienstverband, bij lange na geen dringende reden voor ontslag oplevert.
  • Hof Den Bosch, 25 februari 2016. De werkgever vraagt ontbinding van de arbeidsovereenkomst vanwege een verstoorde arbeidsverhouding. Zowel de kantonrechter als het hof is niet overtuigd dat hiervan sprake is. Bovendien blijkt uit het dossier dat de werkgever weinig moeite heeft gedaan om het tij te keren en heeft de werkgever geen serieuze pogingen ondernomen om de persoonlijke verhoudingen te herstellen. De kantonrechter wijst het verzoek af en het hof vindt dat terecht.

Checklist
Deze checklist helpt u bij het bepalen welke gegevens thuis horen in een personeelsdossier 

In het algemeen bevat een personeelsdossier gegevens en documenten uit de volgende vijf hoofdgroepen:

  1. Persoonlijke gegevens
  2. Contracten & arbeidsvoorwaarden
  3. Functioneren & ontwikkeling
  4. Ziekteverzuim
  5. Diversen & bijzonderheden

Persoonlijke gegevens
Het personeelsdossier moet in de eerste plaats de persoonlijke gegevens van de werknemer bevatten, zoals:

  • Stamkaart
  • Naw gegevens
  • Kopie van het identiteitsbewijs
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Sollicitatiebrief en het CV van de werknemer
  • Kopie loonbelastingverklaring
  • Kopieën van diploma's
  • Getuigschriften
  • VOG (Verklaring van goed gedrag), indien van toepassing
  • Werkvergunning of verblijfsvergunning (voor buitenlandse werknemers)

Gebruik voor iedere werknemer eenzelfde soort dossier of map en hanteer voor ieder personeelsdossier dezelfde indeling. Maak verschillende segmenten aan door middel van tabbladen. Dat is overzichtelijk en maakt het werken met dossiers gemakkelijk.

Contracten & arbeidsvoorwaarden
In het personeelsdossier moeten alle afspraken die met de werknemer zijn gemaakt overzichtelijk (en chronologisch) te vinden zijn, daarom moeten de volgende gegevens in het personeeldossier zitten:

  • Kopie aanstellingsbrief
  • Getekende arbeidsovereenkomst (liefst het origineel)
  • Als er een personeelsreglement / personeelshandboek van toepassing is: een door de werknemer ondertekende verklaring dat hij akkoord is met de toepasselijkheid daarvan
  • Eventuele aanvullingen of wijzigingen op de arbeidsovereenkomst
  • Origineel getekende geheimhoudingsverklaring (indien van toepassing)
  • Documentatie over pensioenregeling (indien van toepassing)
  • Afspraken over onkostenvergoedingen (indien van toepassing)
  • Bonus- en of targetregelingen (indien van toepassing)
  • Documentatie over gefaciliteerde middelen van het bedrijf (leaseauto, laptop, gsm, kleding, bescherming, et cetera) (waaronder door de werknemer voor akkoord getekende gebruikersovereenkomst(en) en verklaring geen privégebruik) (indien van toepassing)
  • Arbeidstijdenregistratie (bijvoorbeeld klokkaarten) (indien van toepassing)
  • Eventueel zwangerschaps-, ouderschaps- of zorgverlof of bijzonder verlof (indien van toepassing)

Functioneren & ontwikkeling

  • Functieomschrijving (liefst door de werknemer ondertekend);
  • Salarisschaalindeling;
  • Door de werknemer ondertekende verslagen van beoordelings- en/of functioneringsgesprekken (liefst de originele exemplaren)
  • Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
  • Afspraken over loopbaan: actieplan, (persoonlijk) ontwikkelingsplan (POP) en targets
  • Gevolgde cursussen en opleidingen - en bijbehorende met de werknemer overeengekomen en door de werknemer ondertekende studiekosten- en studieverlofregeling
  • Overzicht van loopbaan: toegekende promoties, et cetera
  • Afspraken, verslagen en een overzicht van het verloop van een eventueel verbetertraject
  • Afspraken, verslagen en een overzicht van het verloop van een eventueel mediationtraject
  • Waarschuwingsbrieven
  • Verslagen van met de werknemer gevoerde (positieve of negatieve) gesprekken (liefst ondertekend door de werknemer).

Ziekteverzuim

  • Verzuimfrequentie (overzicht van de data waarop de werknemer zich heeft ziek gemeld én de duur van elke ziekte 
  • Eventuele informatie over de functionele beperkingen van de arbeidsongeschikte of arbeidsgehandicapte werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkplek

Diversen en bijzonderheden

  • Persoonlijke werkaantekeningen van leidinggevende
  • Correspondentie met de werknemer

Het is (op grond van aritkel 16 en verder Wbp, en vanaf 25 mei 2018 aritkel 9 AVG) uitdrukkelijk verboden om informatie in het personeelsdossier op te nemen over iemands: ras, geloofsovertuiging, lidmaatschap van een vakbond, kerk, milieubeweging of politieke partij, seksuele geaardheid, lichamelijke en geestelijke gezondheid en strafblad. 

nieuwsoverzicht

Top